Tras la notificación de la implantación de la norma VeriFactu, elegir un sistema de facturación, requiere contemplar una serie de requisitos para ajustarse a la misma. No basta con que el programa permita emitir facturas, también es necesario que acoja a unos requisitos legales y técnicos para poder garantizar la trazabilidad y seguridad de los registros.
Los puntos a tener en cuenta para poder comprobar el funcionamiento de la normativa Verifactu.
Declaración responsable del productor
El primer requisito, y uno de los más importantes, es la declaración responsable del productor.
Esto significa que el fabricante del software debe certificar por escrito que el sistema cumple con el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria y con el Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación.
Estos requisitos a cumplir acreditan que el software está diseñado para impedir la manipulación de los datos contables y de gestión.
Esto ofrece una garantía al cliente final quedando protegido frente a una infracción por falta de certificación que puede derivar en multas de hasta 50.000 euros por ejercicio.
La declaración responsable debe estar disponible de forma visible dentro del propio sistema, para cada una de sus versiones, y debe poder consultarse de manera rápida e intuitiva.
Elementos visibles obligatorios en la factura
Otro aspecto fundamental es que las facturas emitidas por un sistema “SÍ Verifactu” deben incluir determinados elementos visuales obligatorios.
En concreto, cualquier factura en papel o en formato digital debe incorporar un código QR tributario. Este QR debe tener un tamaño de entre 30x30 y 40x40 mm, contar con nivel M de corrección de errores e incluir la URL de cotejo de la AEAT junto con datos como el NIF del emisor, el número de factura, la fecha y el importe.
Además, la factura debe incluir una frase distintiva. El texto puede ser:
“Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”
o bien:
“VERI*FACTU”
Estos elementos permiten que el receptor de la factura, ya sea un cliente o un consumidor, pueda comprobar desde un dispositivo móvil que el registro ha sido remitido correctamente a Hacienda.
Integridad e inalterabilidad de los registros
Un software compatible con Verifactu también debe garantizar que los registros de facturación no puedan ser modificados ni eliminados tras ser generados.
Esto afecta tanto a los registros de alta como a los registros de anulación. Una vez creados, deben quedar protegidos para asegurar la trazabilidad de la información.
Para conseguirlo, el sistema debe utilizar un encadenamiento de registros. Es decir, cada registro debe contener parte de la huella o hash del registro inmediatamente anterior.
Además, el sistema debe calcular una huella SHA-256 para cada registro de alta y anulación, utilizando campos críticos como el NIF, la factura, la fecha, el importe y la huella anterior. De esta manera, no es posible romper el seguimiento de las facturas ya que están identificadas.
Este mecanismo permite crear una pista de auditoría fiable y establecer una conexión clara entre la factura y la operación documentada. Su objetivo es impedir el uso de software de doble uso o sistemas que permitan ocultar, alterar o suprimir ventas.
Capacidad de remisión automática a la AEAT
En el caso de Burocratic, al tratarse de un sistema bajo la modalidad “SÍ Verifactu”, también debe contar con capacidad de remisión automática de los registros.
Esto implica que el software debe poder conectarse a Internet y gestionar certificados electrónicos para autenticarse correctamente con la AEAT de forma segura.
También debe ser capaz de remitir los registros en formato XML de forma continuada, automática, consecutiva e instantánea.
Además, el sistema debe procesar las respuestas de la AEAT, que pueden ser:
Aceptado
Aceptado con errores
Rechazado
Este punto es especialmente importante porque los sistemas que remiten voluntariamente los registros se presumen conformes por diseño respecto a los requisitos de seguridad y conservación. Esto se debe a que la AEAT custodia la información en su sede electrónica.
Requisitos específicos para plataformas SaaS multi-inquilino
Cuando el software funciona como una plataforma SaaS multi-inquilino, como es el caso de Burocratic, hay que tener en cuenta requisitos adicionales.
El sistema debe garantizar el aislamiento de inquilinos, de forma que los registros y eventos de cada obligado tributario estén segregados y sean independientes entre sí.
También debe existir una cadena de hash independiente para cada inquilino. Cada obligado tributario debe tener su propia cadena de registros, vinculada de forma única a la combinación de:
NIF + IdSistemaInformatico + NumeroInstalacion
Además, cada tenant debe contar con un NumeroInstalacion unívoco, que no se repita nunca para ese NIF. Para ello, se recomienda utilizar el tenant_id o un timestamp.
Por último, el sistema debe mostrar de forma clara en todo momento la identidad del obligado tributario que está operando. Si el software soporta la facturación de varios obligados tributarios, debe avisarlo mediante un mensaje explicativo.
En resumen
Para saber si un software cumple con Verifactu, conviene revisar que dispone de declaración responsable, que incluye los elementos obligatorios en las facturas, que garantiza la integridad e inalterabilidad de los registros y que puede remitir la información automáticamente a la AEAT.
En plataformas SaaS como Burocratic, además, es fundamental que cada obligado tributario esté correctamente identificado, aislado y asociado a su propia cadena de registros. De esta forma, el sistema puede ofrecer una facturación segura, trazable y adaptada a las exigencias de Verifactu.
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